Op 5 oktober 2021 is de Wet Open overheid (WOO) door de eerste kamer aangenomen en treedt op 1 mei 2022 in werking. De wet moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Hiermee komt de Wet Openbaarheid van Bestuur (WOB) te vervallen. De Woo kent 2 doelen: Allereerst verplicht de wet overheidsorganisaties informatie actief openbaar te maken en ten tweede verplicht de Woo overheden om de Informatiehuishouding op orde te brengen. De bepaling uit de Archiefwet, dat gemeenten documenten in een goede, geordende en toegankelijke staat moeten bewaren, wordt herhaald in de Woo.
Maar wat betekent dit voor alle social media berichten en tekstberichten die verzonden en ontvangen worden?
Onder de Woo gelden dezelfde regels voor social media berichten en tekstberichten als vastgelegd in de Wob. Omdat er vragen over zijn gesteld aan de Minister heeft de Raad van State op 20 maart 2019 uitspraak gedaan dat binnen de Wob alle vastgelegde overheidsinformatie van zakelijke aard valt (zie: https://www.raadvanstate.nl/actueel/nieuws/@114494/sms-jes-whatsapp/). Dit betekent dat alle social media berichten, sms- of Whatsapp berichten ook onder de Wob vallen wanneer ze zijn verzonden of ontvangen vanuit het werk. Dit geldt ook voor zakelijke berichten vanuit een privé telefoon. Ze maken in het artikel een treffende vergelijking met het meenemen van dossiers naar huis.
Moeten alle berichten dan automatisch gearchiveerd en actief gepubliceerd worden?
Gelukkig niet! Allereerst gaat het alleen om de zakelijke berichten en niet de privéberichten en hoeven alleen social media en tekstberichten in de volgende elf categorieën actief openbaar gemaakt te worden:
- Wet- en regelgeving;
- Organisatiegegevens;
- Raadsstukken;
- Bestuursstukken;
- Stukken van adviescolleges;
- Convenanten;
- Jaarplannen en -verslagen;
- Wob/Woo-verzoeken;
- Onderzoeken;
- Beschikkingen;
- Klachten.
De zakelijke berichten die vallen onder 1 of meerdere van deze categorieën moeten via een digitaal platform (PLOOI) toegankelijk worden gemaakt.
Om dit te kunnen doen is het essentieel om de overheidsinformatie die in aanmerkingen komt voor actieve publicatie te archiveren en te voorzien van de juiste metadata zodat deze op een eenvoudige manier gepubliceerd kunnen worden.
Advies
Voordat je het weet is het 1 mei en dan is de Woo ingetreden. Begin daarom zo vroeg mogelijk met een project voor ondersteuning voor de Woo in de organisatie door het in kaart brengen van alle informatie die hiervoor in aanmerking komt. Start met het opstellen van een beleid voor bijvoorbeeld het gebruik van zakelijke berichten vanuit privé-telefoons of gebruik van zakelijke informatie op social media accounts. Bekijk daarna welke kanalen ondersteund zullen worden en hoe de organisatie de informatie van deze kanalen wilt archiveren en publiceren naar PLOOI.
Benieuwd hoe Socialex jouw organisatie op het gebied van social media archivering kan helpen bij het voldoen aan de Woo? Maak dan een afspraak en wij leggen het je graag uit!