Overheidsinstanties moeten hun chatberichten en andere digitale communicatie bewaren. Hoe lang, dat bepalen ze samen met de algemene rijksarchivaris of hun eigen archivaris en leggen ze vast in een selectiebesluit. Er zijn drie verantwoorde methodes om de waarde van deze berichten vast te stellen: via de selectielijst-, hotspotmonitor- of de sleutelfunctionarismethode. Die laatste is het minst bekend, maar kan wel erg nuttig zijn.
Kijk naar de functie, niet het proces
Vaak kiezen organisaties voor de bestaande selectielijst. Voor een bepaald werkproces is dan bepaald hoe berichten en chats bewaard moeten worden. Maar het is mogelijk om een aanvullend selectiebesluit te nemen, waarin je de keuze maakt op basis van de sleutelfuctionarismethode te archiveren. Per functie leg je vast hoe en hoelang communicatie in het archief terechtkomt.
Naar Amerikaans voorbeeld
De sleutelfunctionarismethode is gebaseerd op de capstonemethode van de Amerikaanse National Archives and Records Administration (NARA). Het uitgangspunt: alleen conversaties van de organisatietop – de sleutelfunctionarissen – worden permanent bewaard, de rest van de conversaties verdwijnt na een bepaalde termijn in de digitale prullenbak.
Aan de slag met de sleutelfunctionarismethode?
Dan zijn er een paar dingen waar je aan moet denken. Vergeet bijvoorbeeld niet om dit toe te lichten in de selectielijst. Ook is het goed om te onderzoeken of niet-zakelijke berichten kunnen worden uitgezonderd van veiligstelling.
Benieuwd hoe je de sleutelfunctionarismethode kunt inzetten binnen je organisatie? Socialex helpt je graag. Bovendien hebben we een handige tool – die ook de selectielijst- en hotspotmonitormethodes ondersteunt. Weten hoe die werkt? Vraag een demo aan, dan nemen we binnen twee werkdagen contact met je op.