inloggen

Dankzij de pilot met Socialex hebben we ons hele social media-landschap in kaart

Social media-archivering is typisch zo’n onderwerp waar je als gemeente ‘iets mee moet’ – maar wat? De intergemeentelijke samenwerking tussen Ooststellingwerf, Weststellingwerf en Opsterland (OWO) greep een pilot met Socialex aan om zich in het thema te verdiepen. We vroegen Adviseur Documentaire Informatievoorziening Mark Ritzema wat de pilot heeft opgeleverd.

Al lang een agendapunt

Social media-archivering stond al een tijd op de agenda bij OWO. ‘We wisten dat we er iets mee moesten,’ zegt Ritzema. ‘Maar we wachtten ook op het juiste moment om ermee aan de slag te gaan. Dat kwam steeds niet, en ondertussen kregen andere vraagstukken voorrang. Tot Socialex aanklopte met het voorstel om een pilot te doen. Toen dachten we: “hé, dit is onze kans om eindelijk eens goed in het onderwerp te duiken.”
Social media-archivering is voor veel gemeenten nog onbekend terrein.

 

Geen makkelijke dynamiek

‘Social media-archivering is voor veel gemeenten nog onbekend terrein,’ gaat Ritzema verder. ‘Dat verklaart ook wel waarom het vaak lang op de agenda blijft staan. Social media is vluchtig en het is soms lastig om de archivistische waarde van een tweet te bepalen. Bijvoorbeeld in het geval van “hotspots”: gebeurtenissen die vanwege hun historische waarde gedocumenteerd moeten worden. Vaak heb je op het moment zelf niet in de gaten dat iets een “hotspot” is. En soms worden social media-conversaties pas in de loop van het gesprek archiefwaardig. Hoe je omgaat met die dynamiek, daar is eigenlijk nog geen beleid voor.’

Alle OWO-social media in kaart

‘Voor ons was het in elk geval belangrijk om het social media-landschap van OWO in kaart te krijgen,’ vertelt Ritzema. ‘Want daar hadden we nog geen goed beeld van. Welke social media gebruiken we als gemeenten, welke accounts zijn er, en wat voor informatie wordt hierop verstrekt? We hebben de pilot met Socialex aangegrepen om hier helderheid in te krijgen. Socialex ontfermde zich over Twitter, terwijl we zelf Facebook, LinkedIn en WhatsApp in doken.’

Maak er geen DIV-feestje van

Burgers kunnen aan een tweet net zo veel rechten ontlenen als aan een e-mail.
Bij de inventarisatie werkte het pilotteam nauw samen met team Communicatie. ‘We wilden er geen DIV-feestje van maken,’ zegt Ritzema. ‘Vooral niet omdat we de input van onze Communicatie-collega’s nodig hadden om ons beeld van het social media-landschap compleet te krijgen. Andersom was de pilot voor Communicatie een goede reminder dat burgers aan een tweet net zo veel rechten kunnen ontlenen als aan een e-mail. Dat betekent iets voor de manier waarop je social media gebruikt. Welke informatie verstrek je op Facebook, en welke niet?’

Op verkenningstocht met social media-archivering

‘Daarnaast wilden we de pilot aangrijpen om de technische mogelijkheden te verkennen,’ gaat Ritzema verder. ‘Hoe kun je berichten converteren en koppelen aan een zaaksysteem? Wat voor applicatie heb je daarvoor nodig, en waar moet die aan voldoen? Socialex hielp ons hier inzicht in te krijgen door een selectie Twitter-handles – dat zijn de gebruikersnamen en bijbehorende accounts ­– aan ons DMS iDocumenten te koppelen. Hierdoor konden we zien hoe social media-archivering in de praktijk werkt.’

Het resultaat: inzicht en ervaring

Nu de pilot is afgerond, kan OWO de volgende stap zetten. Ritzema: ‘Dankzij de pilot hebben we een helder beeld van ons social media-landschap gekregen en ervaring opgedaan met social media-archivering. Nu kunnen we bepalen welke informatie we precies willen archiveren, en welke niet. We denken dat zo’n 90% van de berichten op social media niet in het archief hoeft, maar 10% dus wel. Ook kunnen we prioriteiten stellen: gaan we op korte termijn met social media-archivering aan de slag, of geven we andere vraagstukken voorrang? Het is fijn dat we deze beslissingen nu op basis van kennis kunnen nemen. Social media is geen blinde vlek meer.’

Een pilot is een goed begin

Ritzema weet dat ook andere gemeenten tegen het vraagstuk aanlopen. Een pilot draaien – al dan niet met Socialex – is volgens hem een mooie manier om het onderwerp te verkennen. ‘Wij hebben voor een schappelijke prijs en binnen een overzichtelijke periode ons hele social media-landschap in kaart gebracht. En we weten hoe we verder moeten. Dat is winst. Verder was de samenwerking met Socialex heel prettig, dus ik zou collega-gemeenten zeker aanraden om eens contact op te nemen.’

Wil je meer weten over social media-archivering of kennismaken met Socialex? Vraag een demo aan of neem contact met ons op: info@socialex.nl.